Tu as des piles de papiers qui s’accumulent et tu ne sais pas lesquels jeter ou garder ? Entre les factures d’électricité, les relevés bancaires et les papiers de banque ou encore ton contrat EDF étudiant, il est parfois difficile de s’y retrouver. Pourtant, conserver certains documents administratifs pendant une durée légale est obligatoire pour te protéger en cas de litige, de contrôle ou de demande de justificatif. Studywatt t’explique tout simplement combien de temps il faut garder tes papiers, et comment t’y prendre pour les conserver !

Pourquoi faut-il conserver ses documents ?

Garder tes papiers peut sembler fastidieux, mais c’est une habitude à prendre. Chaque document, que ce soit une facture d’électricité, un contrat de service, ou un relevé de paiement, peut un jour devenir utile.

En cas de litige avec un fournisseur, d’erreur sur une facture, ou de demande de remboursement, ces documents servent de preuve légale.

Tu peux aussi en avoir besoin pour justifier ta situation auprès de l’administration fiscale, de ton assurance, ou pour toute démarche liée à ton logement, ton travail ou ton compte bancaire.

La durée de conservation varie selon le type de document, mais mieux vaut toujours vérifier le délai légal avant de jeter quoi que ce soit. Studywatt t’explique ! 

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Combien de temps garder les factures EDF et autres factures d’énergie ?

Pour les factures d’énergies : facture de gaz, facture d’électricité et facture d’eau… Tu dois garder les factures de ton fournisseur pour une durée légale de 5 ans minimum.

Tu peux garder les garder davantage si tu le souhaites, mais après ces cinq années passées, tu ne peux plus les utiliser pour effectuer une réclamation ou signaler une preuve de paiement par exemple. 

Si tu viens d’emménager, pense aussi à ouvrir ton compteur EDF étudiant pour éviter toute coupure ou mauvaise surprise.

Combien de temps garder ses relevés bancaires et documents de banque ?

Côté banque, tu dois garder en ta possession pendant 5 ans consécutifs tes relevés bancaires.

En ce qui concerne les prêts (crédit étudiant, autres contrats de crédit comme ceux à la consommation, justificatifs de remboursement de prêts), tu dois les garder pendant 10 ans. Une fois les 10 ans passées, tu ne peux plus les utiliser.

Si tu utilises un chéquier, il faut que tu saches que tu dois garder les talons de chèque pendant 3 ans minimum.

Enfin si une carte de crédit périmée traine au fond d’un tiroire, ce n’est pas la peine de la garder : tu peux la casser en deux et la jeter. 

Combien de temps garder les autres papiers administratifs ?

Des documents administratifs, il en existe une multitude, chacun lié à des domaines bien différents : 

Il faut impérativement que tu gardes les documents liés à ta santé. Par exemple, en cas d’examen important ou d'opération, ils peuvent t’être demandés : 

• Les feuilles de soins, remboursements, ordonnances : 2 ans
• Le carnet de vaccination, certificats médicaux importants : à vie

Documents liés à ton emploi 

Voici la liste des documents concernant ton emploi à conserver, notamment pour anticiper ta retraite : 

• La fiches de paie, bulletin de salaires, contrats de travail : à vie
• Les attestations Pôle emploi : 3 ans minimum
• Les Relevés de retraite (CNAV, complémentaire) : à vie (même si pas pour tout de suite, c’est bon à savoir)

Documents liés au logement

Voici la liste des documents concernant ton logement à garder et combien de temps :

• Les quittances de loyer : 3 ans
• Les contrats de location : 5 ans après la fin du bail
• Un acte de propriété : à vie
• Les documents concernants les travaux ou rénovations (factures, devis) : 10 ans

Et si tu vis à plusieurs, n’oublie pas de souscrire un contrat EDF en colocation pour que tout soit bien en règle dès ton installation.

Les documents liés à l’assurance 

Pour tout ce qui concerne l’assurance, l’État recommande de conserver les quittances, avis d’échéance et lettres de résiliation pendant 2 ans à partir de leur date d’émission. Le contrat d’assurance, lui aussi, doit être gardé au minimum 2 ans après sa signature ou sa résiliation.

Les autres document à conserver à vie

Même si l’envie de faire le tri est forte, certains documents doivent absolument être conservés toute ta vie. Impossible de t’en passer !

Les diplômes et certificat de scolarité

Selon l’état, les diplômes doivent être gardés de manière permanente car ils peuvent être demandés dans différents cas. Par exemple pour passer le permis tu devras présenter le diplôme de l’ASSR.

Et, pour entrer dans une école supérieure, tu devras présenter ton diplôme du bac, etc. En cas de perte, tu peux toujours demander la preuve de réussite à ton examen auprès du service concerné dans ton ancien établissement scolaire.

Par rapport au certificat de scolarité, c’est la même chose, tu dois le ou les garder à vie. 

Documents familiaux

Selon Economie.gouv, les documents liés aux questions familiales doivent être conservés à vie, c’est le cas pour : 

• les actes d'état civil (copies intégrales et extraits),
• les jugements de divorce ou d'adoption,
• les contrats de mariage et les conventions de Pacs,
• les livrets de famille.

Les documents personnels, non administratifs

Il se peut qu’une facture d’achat quelconque traîne chez toi. Cela peut être pour un appareil électronique, une paire de chaussure ou toute autre chose.

Ce n’est pas forcément la peine de la garder mis à part si le produit concerné est garanti. Il faut que tu te renseignes sur combien de temps l’objet en question est garanti, et ainsi garder la facture en fonction. 

C’est très pratique si tu abîmes ton article pour le faire réparer ou le remplacer. Par exemple, les sacs Eastpak sont garantis trente ans, c’est bon à savoir !

Et ne perd pas non plus tes tickets de caisse, si après l’achat, ton article ne te correspond pas, tu seras content de pouvoir être remboursé à la caisse. 🧾

Astuces pour organiser et numériser ses documents

Pour t’aider dans le rangement de papier administrative, il existe plusieurs astuces simples pour mieux t’organiser au quotidien.

Ranger ses documents manuellement sous forme papier

Si tu possèdes de l’espace pour ranger, c’est toujours plus sécurisant de ranger ses papiers manuellement dans des pochettes ou des boîtes à archive par exemple.

Le numérique est une très bonne solution dont on va reparler plus bas, mais il peut aussi te faire de mauvaises surprises en cas de bug ou de pertes de données.

Il suffit que tu renverses ton café du matin sur ton ordinateur ou ton disque dur pour tout perdre instantanément. Même s'il est tout à fait possible de perdre des documents papiers, il reste plus plausible de les retrouver, alors qu’avec un ordinateur qui à cédé, c’est plus compliqué. 

Assurer la gestion de tes documents papier est un travail minutieux qui demande beaucoup de temps, mais une fois bien organisé c’est très simple pour s’y retrouver. 

1. D’abord il faut que tu effectues des copies des documents officiels. Si tu n'as pas d’imprimantes dans ton studio, tu peux imprimer pour pas cher à la bibliothèque de ton université ou dans des imprimeries traditionnelles. 
2. Ensuite tu organises tes boîtes à archives ou pochettes comme tu le souhaites en indiquant à quoi elles correspondent (ex. : facture énergie, banque, école…)
3. Une fois que cela est fait, tu peux désormais conserver tes documents au fil du temps, lorsque tu les reçois par courrier dans ta boite au lettre. 
4. Une fois les documents expirés (selon le délai que l’on t’a donné plus haut) tu peux les recycler, ou t’en servir comme brouillons pour tes révisions.

💡 Astuce Studywatt :
tu peux noter en haut de chaque facture ou document à quelle date il va expirer pour y voir plus clair dans ton rangement !

Ranger ses documents sur ordinateur de manière dématérialisée

D’abord, il faut que tu numérises les documents que tu n’as pas reçu par mails ou que tu as égaré dans tes spams.

Pour scanner tes documents facilement, tu peux utiliser des logiciels de scan ou des sites comme Scanbot, Adobe Scan…

Il faut ensuite que tu les tris par catégories, dans le même principe que le trie physique, mais dans des dossiers numériques.

Par exemple, un dossier pour tes contrats, un autre pour tes factures d’électricité, où tu peux d’ailleurs retrouver ton PDL, et ainsi de suite.

💡 Bon à savoir :
quand tu jettes un document, assure toi que tes informations qui relèvent de ton identité, comme ton nom,  ton adresse n’apparaissent pas. 

⚡️ Studywatt t’aide dans ta vie étudiante et t’aide aussi à comparer les différents fournisseurs d'énergie le plus adapté à tes besoins et ton budget.